Dans ses termes les plus simples, les services de paiement et d’audit du fret sont un ensemble de plusieurs processus qui servent essentiellement de service de compte fournisseur en place spécifiquement pour les factures de transport. Ce service tiers s’associera à vous pour gérer vos factures du début à la fin, agissant comme un pont entre le transporteur et l’expéditeur pour recevoir, traiter et payer vos factures de transport ainsi que les vérifier à chaque étape pour vous assurer de ne jamais payer trop cher. les frais de transport.
Tenter de gérer ce processus complexe en interne peut être très fastidieux et chronophage. S’associer à la bonne société de services de paiement et d’audit de fret pour travailler pour vous élimine le coût de toutes les heures de travail supplémentaires et les frais associés à la gestion par votre équipe interne.
Les frais de transport représentent un segment vital du portefeuille financier de votre entreprise, et ils ne peuvent servir qu’à améliorer les performances de l’entreprise et à augmenter les résultats en gardant ces coûts visibles et précis.
Il est essentiel pour votre entreprise de comprendre les réponses à certaines questions clés pour lui donner un avantage sur ses concurrents. Comprendre qui ils paient, quels services ils paient et quels biens et modes de transport sont couverts par la facture sont des points importants. Plus important encore, il est essentiel de s’assurer que la facture et les conditions du contrat sont alignées. En utilisant ces informations, votre entreprise peut commencer à rechercher des domaines d’amélioration en termes d’économies et d’efficacité.
Qu’est-ce que l’audit de fret ?
L’ audit de fret est le processus fastidieux et approfondi d’examen de l’exactitude de chaque facture de fret, de son ajustement en conséquence et de la vérification de l’exactitude de ses conditions. Chaque facture est soumise à une vérification de toutes les informations vitales, y compris les informations sur l’expéditeur et le transporteur, le kilométrage, le connaissement, le poids des expéditions, les remises, les numéros de suivi et le prix. Un audit garantira également qu’aucun duplicata n’est accepté ou payé. Il est important de s’assurer que les frais d’expédition finaux correspondent au devis initial, afin que vous n’encouriez pas de frais de transport inattendus sur vos factures.
Qu’est-ce que le paiement du fret ?
Après vérification des factures, un service de paiement du fret agira alors en tant qu’équipe des comptes fournisseurs et vous transmettra une copie de votre facture et paiera le transporteur en votre nom. Il s’agit d’un processus simplifié par rapport au processus interne consistant à rassembler tous les différents transporteurs avec lesquels vous travaillez et à effectuer manuellement des contrôles individuels sur chacun d’eux.
Travailler avec une société tierce qui sera responsable de ce processus pour vous du début à la fin rationalisera l’ensemble de l’expérience et garantira que tous les aspects du processus se déroulent de manière fluide et précise.
La plupart des entreprises qui fournissent des services de paiement de fret et d’audit proposent également une vaste gamme d’autres services de transport, en gardant à l’esprit le transport dans son ensemble. La société de services de transport de votre entreprise éliminera une partie de la frustration en étant en mesure de fournir des informations à la fois à l’expéditeur et au transporteur, car ils auront tous deux besoin d’informations sur les expéditions. Avoir une équipe de personnes spécialisées dans ce domaine signifie pour vous beaucoup plus de visibilité pour toutes les parties concernées.
Lorsqu’il est traité correctement, le fret peut être accepté dans votre plan d’affaires comme un atout stratégique, offrant un avantage concurrentiel en tirant parti des données de fret et des dernières technologies. Les sociétés de paiement et d’audit de fret peuvent fournir des rapports détaillés à leurs clients qui offrent à votre entreprise l’opportunité unique de parcourir lesdits rapports, de filtrer certains aspects des informations et de les utiliser pour déterminer les choix et les changements futurs qui amélioreront leur position.
Ces rapports peuvent également être utilisés pour déterminer le prix de vos produits. Grâce à ces informations détaillées, votre entreprise peut calculer le montant des frais de transport associés par unité, ce qui peut entraîner des prix meilleurs et plus compétitifs pour vos marchandises.
Vous pensez peut-être que ces petits coûts, peut-être seulement quelques dollars par facture, n’en valent peut-être pas la peine. Mais tenez compte de la quantité de fret transportée par votre entreprise et du nombre de factures de fret que votre entreprise est tenue de payer. Ces petits coûts peuvent commencer à représenter une somme d’argent importante au fil du temps. Si rien n’est fait, votre entreprise ne fait que laisser de l’argent sur la table, de l’argent qui appartient à juste titre à ses résultats.
La plupart des sociétés d’audit et de paiement de fret permettent à leurs clients d’accéder à tout moment et peuvent répondre à toutes les questions ou problèmes en cours de route. Cette attention personnalisée et cet ensemble de services spécialisés améliorent l’expérience client et offrent un processus simple pour gérer tous les besoins d’audit et de paiement du fret de votre entreprise.
Lorsque vous cherchez à vous associer à une société d’audit et de paiement de fret pour votre entreprise, gardez à l’esprit qu’elle doit recevoir la facture, valider la facture, capturer les données appropriées, l’auditer pour les écarts, effectuer la comptabilité analytique, gérer les exceptions, puis payer la facture. ainsi que de fournir un service client exceptionnel à votre entreprise lorsque des problèmes surviennent.
Les fournisseurs d’audit et de paiement vont au-delà de leur cœur de métier traditionnel consistant à garantir l’exactitude des factures de fret et se tournent vers des analyses commerciales et des services consultatifs alors que les expéditeurs cherchent à transformer les données de facturation en informations stratégiques sur la chaîne d’approvisionnement